Algorithmic Impact Assessment - Record of Employments (ROE) Comments Assessment

Record of Employment Comments Classification Model: Reducing Manual Review of Text Comments

The Record of Employment (ROE) form contains a text field (Block 18) for entering any details about exceptional circumstances that should be communicated to Service Canada to clarify the information on the ROE. The information provided in Block 18 should not repeat information that appears in other areas of the form. However, in many cases, Service Canada receives ROE forms with comments in this field containing information that is either redundant to what is provided elsewhere, or irrelevant for the purposes of processing an Employment Insurance (EI) claim.

Whenever the last ROE that is part of an EI claim has text in Block 18, a work item will be created for a Service Canada agent to review the information manually. This results in additional human labour to process these work items, and also slows down the automation processes in place.

The Record of Employment Comments Classification (ROECC) model is intended to process incoming ROE forms that have comments in Block 18 and determine whether they contain information about the Reason for Separation (RFS, i.e., the reason the ROE was issued by the employer). If a comment is classified as having information about an RFS, it is compared with the RFS information identified elsewhere on the form (Block 16). The model may make changes to the form given certain conditions:

a) The model must classify the comment as containing information about an RFS;

b) The model must be confident enough about this classification, as defined by RFS-specific thresholds;

c) The RFS information must be generally consistent with the RFS in Block 16, in accordance with the same rules Service Canada agents would use; and

d) The comment must not contain additional information such as dates or dollar amounts.

If all these conditions are met, the model may adjust the information in Block 16, if necessary, and move the comment to a separate area where it will not trigger a work item. Otherwise, the comment is left untouched, and a work item will be opened as before.

The ROECC model does not result in any changes to the EI eligibility criteria and does not make any decisions about an EI claim. The original information that was on the form when submitted is present for Service Canada agents if needed. The model reads only the text in Block 18 and the RFS code in Block 16; no other information is used in the classification of the text. Any concerns regarding the output provided by the model may be handled through the existing EI application and reconsideration processes.

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Informations supplémentaires

Champ Valeur
Dernière mise à jour octobre 20, 2025, 02:30 (TU)
Créé octobre 20, 2025, 02:30 (TU)
Domaine / Sujet
Domaine ou sujet du jeu de données catalogué.
Titre
Titre du jeu de données.
Algorithmic Impact Assessment - Record of Employments (ROE) Comments Assessment
Description
Une description du jeu de données.

Record of Employment Comments Classification Model: Reducing Manual Review of Text Comments

The Record of Employment (ROE) form contains a text field (Block 18) for entering any details about exceptional circumstances that should be communicated to Service Canada to clarify the information on the ROE. The information provided in Block 18 should not repeat information that appears in other areas of the form. However, in many cases, Service Canada receives ROE forms with comments in this field containing information that is either redundant to what is provided elsewhere, or irrelevant for the purposes of processing an Employment Insurance (EI) claim.

Whenever the last ROE that is part of an EI claim has text in Block 18, a work item will be created for a Service Canada agent to review the information manually. This results in additional human labour to process these work items, and also slows down the automation processes in place.

The Record of Employment Comments Classification (ROECC) model is intended to process incoming ROE forms that have comments in Block 18 and determine whether they contain information about the Reason for Separation (RFS, i.e., the reason the ROE was issued by the employer). If a comment is classified as having information about an RFS, it is compared with the RFS information identified elsewhere on the form (Block 16). The model may make changes to the form given certain conditions:

a) The model must classify the comment as containing information about an RFS;

b) The model must be confident enough about this classification, as defined by RFS-specific thresholds;

c) The RFS information must be generally consistent with the RFS in Block 16, in accordance with the same rules Service Canada agents would use; and

d) The comment must not contain additional information such as dates or dollar amounts.

If all these conditions are met, the model may adjust the information in Block 16, if necessary, and move the comment to a separate area where it will not trigger a work item. Otherwise, the comment is left untouched, and a work item will be opened as before.

The ROECC model does not result in any changes to the EI eligibility criteria and does not make any decisions about an EI claim. The original information that was on the form when submitted is present for Service Canada agents if needed. The model reads only the text in Block 18 and the RFS code in Block 16; no other information is used in the classification of the text. Any concerns regarding the output provided by the model may be handled through the existing EI application and reconsideration processes.
Étiquettes / Mots-clés
Mots-clés/étiquettes catégorisant le jeu de données.
Format (CSV, XLS, TXT, PDF, etc.)
Format de fichier du jeu de données.
Taille du jeu de données
Taille du jeu de données en mégaoctets.
Identifiant des métadonnées
Identifiant des métadonnées — peut être utilisé comme identifiant unique pour l’entrée du catalogue.
Date de publication
Date de publication du jeu de données.
2021-08-18
Période temporelle des données (date de début)
Date de début des données dans le jeu de données.
Période temporelle des données (date de fin)
Date de fin des données temporelles du jeu de données.
Zone géospatiale couverte
Région spatiale ou lieu nommé couvert par le jeu de données.
Champ Valeur
Catégorie d’accès
Type d’accès accordé pour le jeu de données (ouvert, restreint, service, etc.).
Licence
Licence utilisée pour accéder au jeu de données.
Open Government Licence - Canada
Restrictions d’utilisation
Restrictions d’utilisation des données.
Emplacement
Emplacement du jeu de données.
https://open.canada.ca/data/en/dataset/daa9ca66-566f-4c2e-a285-d2e217c2a00f
Service de données
Service de données pour accéder à un jeu de données.
Propriétaire
Propriétaire du jeu de données.
Employment and Social Development Canada | Emploi et Développement social Canada
Point de contact
Qui contacter concernant l’accès ?
Courriel du point de contact
Courriel à utiliser pour l’accès ?
Éditeur
Éditeur du jeu de données.
Courriel de l’éditeur
Adresse courriel de l’éditeur.
[email protected]
Auteur
Auteur du jeu de données.
Courriel de l'auteur
Adresse courriel de l’auteur.
Date d’accès
Date à laquelle les données et métadonnées ont été consultées.
Champ Valeur
Identifiant
Identifiant unique du jeu de données.
Langue
Langue(s) du jeu de données
Lien vers la description du jeu de données
Une URL vers un document externe décrivant le jeu de données.
Identifiant persistant
Les données sont identifiées par un identifiant persistant.
Identifiant globalement unique
Les données sont identifiées par un identifiant persistant et globalement unique.
Contient des données sur des individus
Le jeu de données contient-il des données sur des individus ?
Contient des données identifiables sur des individus
Le jeu de données contient-il des données identifiables sur des individus ?
Contient des données autochtones
Le jeu de données contient-il des données sur des communautés autochtones ?
Type de portail
Type de plateforme du portail source.
Champ Valeur
Version
Version du jeu de données
None
Source
Source du jeu de données.
None
Notes de version
Notes de version à propos du jeu de données.
Est une version d’un autre jeu de données
Lien vers le jeu de données dont celui-ci est une version.
Autres versions
Lien vers les jeux de données qui en sont des versions.
Texte de provenance
Texte de provenance des données.
URL de provenance
URL de provenance des données.
Résolution temporelle
Décrit la granularité des données temporelles dans le jeu de données.
Résolution géospatiale en mètres
Décrit la granularité (en mètres) des données géospatiales dans le jeu de données.
Résolution géospatiale (par régions)
Décrit la granularité (par régions) des données géospatiales dans le jeu de données.
Champ Valeur
Permission de la communauté autochtone
Qui détient la permission de la communauté autochtone. Qui contacter pour l’accès à un jeu de données concernant des communautés autochtones.
Permission communautaire
Permission communautaire (qui a accordé la permission).
Les communautés autochtones concernées par le jeu de données
Communautés autochtones dont sont issues les données.
Champ Valeur
Nombre de lignes de données
Pour un jeu de données tabulaire, nombre total de lignes.
Nombre de colonnes de données
Pour un jeu de données tabulaire, nombre total de colonnes uniques.
Nombre de cellules de données
Pour un jeu de données tabulaire, nombre total de cellules contenant des données.
Nombre de relations de données
Pour un jeu de données RDF, nombre total de triplets.
Nombre d’entités
Pour un jeu de données RDF, nombre total d’entités.
Nombre de propriétés de données
Pour un jeu de données RDF, nombre total de propriétés uniques utilisées par les triplets.
Qualité des données
Décrit la qualité des données du jeu de données.
Métrique de qualité des données
Une métrique utilisée pour mesurer la qualité des données, telle que les valeurs manquantes ou les formats invalides.

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